مدیریت زمان

 ترتیب انجام کارهای روزانه تاثیرچشمگیری بر روی کمیت وکیفیت آن چه که اززندگی به دست می آوریم، دارد...  

 

مدیریت زمان

نویسنده: تیم هیندل

مترجم: شفیع الهی با مقدمه دکتر غلامرضا خاکی

انتشارات سارگل

تلخیص و تدوین: مهدی یاراحمدی خراسانی

مقدمه

• همه ما چه در منزل وچه در محیط کار،نیازداریم وقت خودرا تنظیم کنیم.

• ترتیب انجام کارهای روزانه تاثیرچشمگیری بر روی کمیت وکیفیت آن چه که اززندگی به دست می آوریم، دارد.

• این پروژه به ما نشان میدهد چگونه از وقت خوداستفاده بهتری به عمل بیاوریم.

فصل اول؛

زمان چیست؟

1-      تجزیه وتحلیل زمان

2-      چگونه از زمان استفاده میکنید؟

3-      مهارتهای خود را ارزیابی کنید.

1- تجزیه وتحلیل زمان:

1) هر روز زمانی رابه بررسی واولویت بندی کارها اختصاص بدهید.

2) برای انجام یک کاردشوار، بخش کوچکی ازآنراانتخاب کنید و بلافاصله انجام دهید.

2- چگونه از زمان استفاده میکنید؟

1) هنگام رفتن به محل کار درباره روزی که در پیش خواهید داشت فکرکنید.

2) کارهایی را به دیگران محول کنید که کارایی شما را در استفاده از زمان کاهش میدهند.

3) ساعات کاری روزانه را به بخشهای 30 دقیقه ای تقسیم کنید.

4) برای ارزیابی کارایی خود فهرست زمان بندی شده را مرور کنید.

5) فهرست زمان بندی را هر چند وقت یکبار به روز کنید.

3- مهارتهای خود را ارزیابی کنید.

1) همیشه سر وقت و آماده به ملاقاتها می روم.

2) دراتاق جلسه ساعت دیواری را جایی قرار می دهم که برای همه قابل رویت باشد.

3) از ملاقاتهایی که ترتیب میدهیم نتیجه مورد نظر به دست می آید.

4) ساعاتی از روز رابه ملاقات با همکاران اختصاص میدهیم.

5) مراسلات پستی را به محض رسیدن به دفتر باز میکنیم.به طور کلی با پرکردن پرسشنامه های که بخشهایی ازآن ذکر شد،سعی میکنیم، مهارتهای خود را دراستفاده بهینه از زمان ارزیابی کنیم.

فصل دوم:

برنامه ریزی برای کسب موفقیت

1-  بررسی اهداف

2- تعیین اولویتها

3- ارزیابی الگوهای رفتاری

4- ثبت وتنظیم برنامه های کاری

5- تفکر مثبت

بررسی اهداف:

1-اهداف بلندمدت را به برنامه های اجرایی هفتگی و روزانه تقسیم کنید.

2-روند نمایی از آینده شغلی خود تهیه و برای برداشتن قدم بعدی برنامه ریزی کنید.

تعیین اولویت ها:

1) اگرنمیتوانید کارهایتان را اولویت بندی کنید با دیگران مشورت کنید.

2) در تعیین اولویتها موارد اختلاف را با مافوق خودحل کنید.

3) ببینید آیا اولویتهای سایر همکاران با اولویتهای شما تناقض دارد یا خیر.

4) هم زمان با تغییرات یا دریافت اطلاعات جدید، اولویتها را تغییر دهید.

ارزیابی الگوهای رفتارکاری:

1) توان فکری وبدنی خود را اندازه بگیرید.

2) بخشی ازتوان خود رابه خانواده و فعالیتهای تفریحی اختصاص دهید.

3) برای ارتقای کاری شرکت استفاده ازساعات کاری شناور را پیشنهاد کنید.

ثبت و تنظیم برنامه های کاری:

1) سررسیدی انتخاب کنید که زیبا باشد تا از نوشتن در آن احساس لذت کنید.

2) برای نشان دادن درجه اهمیت کارها ازقلم رنگی استفاده کنید.

3) در تقویم خود برای بیش از یکسال برنامه ریزی نکنید.

4) در صورتیکه کار را در مهلت تعیین شده انجام دادید به خود پاداش بدهید.

5) فقط کارهای ناخوشایند را به دیگران واگذار نکنید.

6) مهلت انجام کارها را واقع بینانه تعیین کنید.

تفکر مثبت:

1) سعی کنید حداقل یکی از کارهایی که در طول روز انجام میدهید جزو کارهای لذت بخش باشد.

2) به عنوان آخرین کار،شب هنگام مطلبی بخوانید که توسط نویسنده مورد علاقه تان نوشته شده باشد.

3) خصوصیات مثبت همکاران ومشتریان را مورد توجه قراردهید.

4) دردفترچه یادداشت الکترونیکی خود نقاط ضعف را یاد داشت کنید و سپس نحوه رفع آنها را پیدا کنید.

فصل سوم:- ایجاد تغییرات فوری:

1- مرتب کردن دفتر کار

2- بایگانی پرونده ها

3- راههای جلوگیری از به هم خوردن تمرکز

4- گزینش اطلاعات

5- کارکردن با دیگران

6- تماس تلفنی با افراد

7-پاسخ به تماس تلفنی دیگران

8 - خواندن و نوشتن

9- استفاده از تکنولوژی

10 – برگزاری جلسات

11- سفرهای کاری

12- برنامه ریزی برای اوقات فراغت

مرتب کردن دفتر کار:

1) سعی کنید به غیر از کارهایی که در دست انجام دارید کار دیگری بر روی میز کارتان نباشد.

2) مراقب کاغذ یادداشت های کوچک چسب دارخود باشید، زیرا به راحتی گم میشوند.

3) هرروزمحیط کارتان را مرتب کنید.

4) برای تسریع درخواندن مطالب،قسمتهای مهم را مشخص کنید.

5) سیستم بایگانی راهر چندماه یکبار بازنگری کنید.

بایگانی پرونده ها:

1) برای بایگانی یک سیستم انعطافپذیر داشته باشید،به طوریکه همگام باتوسعه کار،سیستم نیز رشد کند.

2) هر چند وقت یکبار،پرونده ها را باز نگری کنید و مدارکی که نیاز ندارید را دور بیندازید.

3) کاغذهای متفرقه را در پروندهای تحت عنوان "متفرقه" قراردهید.

4) اوراقی را بایگانی کنید که مورد نیاز هستند و در آینده نیز به آنهامراجعه خواهید کرد. لازم به ذکر است که تصمیم گیری درباره اوراقی که باید نگهداری یا دورانداخته شوندکارمهمی است بنابراین درانجام این کار نقش فعالی داشته باشید.

راه های جلوگیری از به هم خوردن تمرکز:

1) از منشی خود بخواهید تمام تماسهای تلفنی را به شما وصل نکند،چون تماسهای تلفنی بدون برنامه ایجاد مزاحمت میکنند.

2) برای نشان دادن پایان جلسه، گوشی تلفن را بردارید.

3) اگر کسی به دنبال شما وارد دفتر کارتان شد، سرجای خود ننشینید و ایستاده صحبت کنید.

4) در صورت باز بودن در، صندلی خود را دور از دید قراردهید،چون در این صورت امکان مزاحمت های کارکنان کمتر خواهد بود.

گزینش اطلاعات:

1) اطلاعاتی که فکر میکنیدبه آنها نیاز ندارید را دور بریزید.

2) جلسات اتفاقی را ایستاده برگزار کنید،در این صورت میتوانید آنها را زودتر ختم کنید.

3) اطلاعات را فقط برای کسانی تکثیرکنید که به آن نیاز دارند.مثلا نامه مشتری که ازشرکت شما رضایت دارد و جهت اطلاع سایر همکاران آنرا تکثیر میکنید.

4) اشتراک خود را با نشریاتی که دیگر مورد نیاز نیستند قطع کنید.

5) مطالب مهم روزنامه ها و مجلات را جداکنید و در پرونده ای برای مراجعات بعدی نگهداری کنید.

6) فقط مطالب خواندنی ضروری را روی میز بگذارید و منابعی که حاوی آخرین اطلاعات هستند را به طور مناسب نگهداری کنید.

7) ارتباط اطلاعات به دست آمده را با طرحهای جاری بسنجید قبل از بایگانی مطالب مرجع ارتباط آنرا با کارخود دقیقا بررسی کنید. این روش کسب اطلاعات به روز است.

کارکردن با دیگران:

1) قبل از اینکه وقت دیگران را بگیرید خوب فکر کنید.وقت آنها به اندازه وقت شما ارزش دارد.

2) فقط زمانی جلسه را تشکیل دهید که راه حل دیگری باقی نمانده باشد.

3) درباره همکاران خود برداشت شخصی نکنید.چون جذابیت کار برای افراد مختلف متفاوت است. یکی ازشواهدی که نشان میدهد افراد نسبت به کارخود بی انگیزه شده اند، عدم استفاده موثر و مناسب از زمان است.

تماس تلفنی با افراد:

1) قبل از تلفن زدن یک نفس عمیق و آرام بکشید.استفاده موثر و مناسب از تلفن میتواند کارایی و عملکرد شما را به نحو چشمگیری افزایش دهد.

2) هنگام مکالمه تلفنی حواس خود را بر صحبتهای طرف مقابل متمرکز کنید.تماسها را به ترتیب اهمیت اولویت بندی کنید و بیشترین وقت و انرژی را برای مهم ترین و ضروری ترین آنها صرف کنید.

3) هنگام صحبت با تلفن،کار دیگری را نیز مد نظر داشته باشید تا در صورت معطل شدن به آن بپردازید.

پاسخ به تماس تلفنی دیگران:

1) به دیگران بگویید که چه وقت میتوانند با شما تماس بگیرند و این زمان را در سررسید خود یادداشت کنید.به این ترتیب هر زمان که مایل بودید باکسانی که تماس می گیرند صحبت کنید.

2) اگرمی خواهید کسی مزاحم نشود تماسهای تلفنی را به شماره دیگر انتقال دهید.ازتلفنی استفاده کنید که قبل از برداشتن گوشی شماره تماس گیرنده را نشان دهد تا در صورت عدم تمایل گوشی را برندارید.

خواندن و نوشتن:

1) رسیدگی به مطالب مکتوب رابه تاخیر نیندازید-ممکن است تعداد آنها زیاد شود.روش صحیح این کارها را بیاموزید تا در وقت صرفه جویی کنید.

2) هنگام خواندن یک گزارش زیر مطالب مهم خط بکشید.این کار را در مورد متن های دیگر نیز تکرارکنید تا سرانجام به مرحله ای برسید که بتوانید کلمات کلیدی را فورا و به راحتی شناسایی کنید.

3) هر روز تیتر روزنامه ها را به طور اجمالی بخوانید.

4) مطالب مرجع مورد نیاز را جدا از سایر اوراق و اسناد نگهداری کنید.به این ترتیب میتوانید، حجم نامه هایی را که شخصا به آنها رسیدگی میکنید را کاهش دهید.برای اینکه نیاز کمتری به نوشتن داشته باشید،بیاموزید که چگونه به مکاتبات رسیده مثل یادداشت ها و نمابرها رسیدگی کنید.

استفاده از تکنولوژی:

امروزه اگربه اصول اولیه تکنولوژی اطلاعاتی،یعنی همگرایی ارتباطات ومحاسبه،آگاهی نداشته باشیم قادر به استفاده موثر ازوقت نخواهیم بود.

1) ماهی یکبار مطالب اضافی وبی فایده را ازحافظه کامپیوترپاک کنید.

2) در نظرداشته باشید که از کامپیوتر برای رفع چه نیازهایی می توان استفاده کرد.برای بایگانی مطالب درکامپیوتر از سیستمی مشابه سیستم بایگانی کاغذی استفاده کنید.ازکلیه اطلاعات نسخه پشتیبانی تهیه کنی دو روی آنها برچسب بزنید.

3) پیا مهای پست الکترونیکی راکوتاه تهیه کنید و آدرس آنها را دقیق وارد کنید.از آنجایی که پست الکترونیکی بسیار سریع استیک ابزارغیر رسمی محسوب میشود و لازم نیست قوانین خشک وسخت دستورزبان رادقیق ارعایت کنید.ولی به خاطرداشته باشید تضمین یوجود ندارد که نامه های الکترونیکی محرمانه بمانند.

برگزاری جلسات:

در هرهفته کاری وقت زیادی در جلسات سپری میشود.یکی ازجنبه های مهم مدیریت زمان سهولت دربرگزاری جلسات وتحقق اهداف آنها است.

1) افراد راتشویق کنید که نظرات خود رابیان کنند-حتی اگر بانظر شما مخالف باشند.

2) برای کاهش زمان جلسه بیشتر شنونده باشید تا گوینده.دقت کنید که جلسات نه آنقدرکوتاه باشند که طرف مقاب لنتواند حرفش را بزند ونه آنقدر طولانی باشدکه موجب خستگی طرفی شود.

3) از یکی از همکاران خود بخواهید، در صورت طولانی شدن،با ورود به اتاق جلسه را قطع کند.با تعیین موضوع ومدت زمان جلسه انتظارات طرفین از جلسه مشخص می گردد و به این ترتیب ازایجاد سوء تفاهم و اتلاف وقت برای رفع آن جلوگیری میشود.

4) برای هریک ازموارد مطرح شده در دستور جلسه زمان مشخصی راتعیین کنید.از روی دستور جلسه میتوان تعیین کرد که برای هر موضوع چقدر وقت میتوان صرف کرد.

5) با نوشتن یاد داشت پیگیری توافقات جلسه رابه دیگران یاد آوری کنید.به طور کلی موضوعاتی که وقت زیادی می گیرند را به انتهای جلسه موکول کنید تا بتوانید طبق برنامه به سایر موضوعات بپردازید.

سفرهای کاری:

با توسعه بازار جهانی،سفربرای بسیاری ازافراد به صورت یکی از بخش های لاینفک کاری درآمدها ست. برنامه ریزی صحیح سفرهای کاری موضوعی است که مدیران درمدیریت زمان به آن توجه خاصی دارند.

1) قبل ازرفتن به سفرهای کاری،از ضرورت ومقرون به صرفه بودن آن اطمینان حاصل کنید.

2) در صورت امکان همه وسایل مورد نیاز را دریک ساک دستی کوچک قراردهید.لوازم غیر ضروری، در طول سفر، فقط ایجاد دردسر خواهند کرد.شما میتوانید تنها اسناد و وسایل مورد نیاز جهت شرکت در جلسات را به همراه داشته باشید.

3) در صورت تاخیر هواپیما میتوانید پاره ای از کارهایتان را درسالن فرودگاه انجام دهید.برای جمع آوری بهتر وسایل لازم است که بر اساس طول مدت سفرارزیابی دقیقی از نیازها به عمل آورید.در صورت سفر به مناطقی که اختلاف ساعت زیادی بامحل زندگی شما دارند،قبل از سفر و بعد از رسیدن به مقصد خوب استراحت کنید.

4) ساعت خود را با وقت محلی شهر یا کشورمقصد تنظیم کنید.در سفرهای کاری هدف مشخصی را دنبال کنید و اوقات فراغت رابه حداقل برسانید ازهر فرصتی برای فکرکردن درباره هدف سفراستفاده کنید.

5)قبل از استفاده ازتلفن هتل، نرخ مکالمه را بپرسید.

6) تحقیق کنید که آیا در سفر به آداپتورنیازخواهید داشت یا خیر.

برنامه ریزی برای اوقات فراغت:

اداره کردن موفقیت آمیززمان فقط شامل برنامه ریزی اوقات کاری نیست.سعی کنیداوقاتی را به گذراندن با خانواده و دوستان و تفریح وسرگرمی اختصاص دهید.

1) به جای مرخصی طولا نی مدت سعی کنید سالانه دو یا سه مرخصی کوتاه مدت بگیرید.

2) زمانی را برای تفریح وپرداختن به کارهای موردعلاقه اختصاص دهید.

پس ازجلسات خسته کننده فورا مشغول کارنشوید.گذراندن مدت زمانی خارج ازشرکت کمک می کند تا تجدید قوا کنید و با ذهن باز به کار بپردازید.

3) سعی کنیدهرروز یک تجربه جدید و مفید کسب کنید.از قبل نگاهی کلی به برنامه سالیانه بیندازید و رفتن به تعطیلات را طبق آن برنامه ریزی کنید.

فصل چهارم:مدیریت زمان دیگران

1 –برقراری روابط خوب

2- تفویض اثربخش

3-اداره کردن همکاران

4- اداره کردن مدیر

برقراری روابط خوب:

1) سطح انتظارات خود را بالا ببرید.دیگران آنها را برآورده خواهند کرد.فن برقراری ارتباط نه تنها به محتوای پیام بلکه به شیوه انتقال آن به دیگران نیزمی پردازد.

2) برای متقاعد کردن دیگران از واقعیات استفاده کنید نه از احساسات.

3) به اهداف دیگران علاقه نشان بدهید.

4) شنیدن با گوش کردن تفاوت دارد.بیاموزید که همیشه گوش کنید.میتوان با کاهش سلسله مراتب سازمانها همیشه حرفهای خود را دقیقتر مطرح کنید تا کارکنان رده پایین تر نیزبه خوبی در جریان کار قراربگیرند.

تفویض اثربخش:

1) هنگام تفویض مسئولیت، اهداف را به روشنی بیان کنید. یاد بگیرید تا چگونه پاره ای از وظایف خود رابه دیگران تفویض کنید.به این ترتیب فرصت خواهید داشت تا کارهای مهم تر را با موفقیت انجام دهید.

2) زمانی را برای کارهایی که فقط خودتان میتوانید انجام دهید اختصاص دهید.

3) چک لیستی از فرآیند انجام کارتهیه کنید تا بهتر بتوانید برانجام آن نظارت داشته باشید.هنگام تفویض اختیار شما حق تصمیم گیری را تفویض میکنید ونه حق اجرای آن را.

4) در تقدیر از کار خوب،سخاوتمند باشید و در سرزنش کردن ملایمت به خرج دهید.همچنین شیوه برخورد با مشکلاتی که حین انجام کار ممکن است بروز کند را به بحث بگذارید و به سوال های افراد پاسخ بدهید.

5) برای انجام کارهایی که به دیگران تفویض می کنید ضرب الاجل دقیق و واقع بینانه ای تعیین کنید . یکی ازاختلاف نظرهایی که معمولا در تفویض اختیار ایجاد میشود تناقض در مسئولیتها است.بنابراین لازم است که دقیقا وظایف فرد راتشریح کنید.

اداره کردن همکاران

1) اجازه ندهید که همکاران با طرح مسائل بی اهمیت حواس شما را پرت کنند.در محیط کار،فرد یا آن قدر از دیگران دور است که نمیتواند از همکاری آنها استفاده کند.

2) جلسات رادر دفتر کار همکاران برگزار کنید تا هر وقت لازم بود بتوانید جلسه را ترک کنید.فرد باید با افراد مختلفی کار کند و درباره شیوه استفاده از زمان و تعیین اولویت ها با آنها به توافق برسد.

3) زمانی را در نظر بگیرید تا تمام کارمندان بتوانند به دفتر شما مراجعه کنند.

4 ) زمانی به ملاقات همکاران خود بروید که بیش از یک موضوع برای مطرح کردن داشته باشید.

اداره کردن مدیر

1) الگوی کاری مدیر را بشناسید و خود را با آن وفق دهید.همچنین میتوانید مدیر خود را اداره کنید این کار را آشکارا انجام ندهید تا افراد مافوق و مدیران تصور نکنند که موقعیت آنها زیر سوال رفته است.

2) شناخت از شیوه زندگی مدیر به شما در ایجاد ارتباط بهترکمک می کند.زمانی که رابطه خوبی با مدیر برقرار کردید میتوانید با او روابط رسمی کمتری داشته باشید.این مسئله برقراری ارتباط را آسان تر،مستقیم تر و موثرتر می کند.

آخرین مطلب اینکه:

به یاد داشته باشید که زمان مردم سالار

است و همه به طور یکسان وقت در اختیار دارند.