دزدان زمان

بسیاری از ما پس از پایان روز با نگاه مختصری که به فعالیت های روزانه خود می اندازیم مشاهده می‌کنیم که علیرغم گذراندن ساعت‌ها، کار خاصی انجام نداده‌ایم...

بسیاری از ما پس از پایان روز با نگاه مختصری که به فعالیت های روزانه خود می اندازیم مشاهده می‌کنیم که علیرغم گذراندن ساعت‌ها، کار خاصی انجام نداده‌ایم. اصطلاح نه چندان درستی که بنام مدیرت زمان جا افتاده به ما یاد می‌دهد که چگونه بهترین استفاده را از وقت و زندگی خود بعمل آوریم. چرا این اصطلاح خیلی درست نیست؟ زیرا زمان متغیری نیست که قابل مدیریت باشد بلکه این ما هستیم که باید رفتارهای روزانه خود را مدیریت کنیم. در هر صورت برای مدیریت بهتر فعالیت‌ها در طول روز باید نسبت به آنها شناخت کامل داشته باشیم، همانطور که یک مربی تیم فوتبال برای مدیریت تیم خود باید نسبت به افراد تیم و بسیاری موارد دیگر شناخت حاصل کند. یکی از قسمت‌هایی که باید از آن شناخت کافی داشته باشیم، مواردی است که باعث اتلاف وقت ما طی روز می‌شود. با شناخت از آنها می‌توانیم آنها را از فعالیت روزانه حذف و یا به گونه‌ای مدیریت کنیم که کمترین وقت را از ما بگیرند.

به مسائل زیر دقت کنید، بسیار از مدیران به آنها "دزدان زمان" می‌گویند:

▪ تلفن‌هایی که بصورت وقفه (Interruption) در حین انجام کار به شما زده می‌شود.

▪ افرادی که بصورت وقفه در حین انجام کار وارد معرکه می‌شوند و کار شما را متوقف می‌کنند.

▪ جلسات غیر ضروری.

▪ کارهایی که می‌توانید به دیگران محول کنید ولی با کمال تعجب اینکار را نمی کنید.

‌▪ شک و دو دلی در اتخاذ تصمیم و ایجاد یک مشغولیت ذهنی برای اینکار.

▪ تمام نکردن کارها بصورت کامل و سر و کله زدن با تعداد زیادی کار نا تمام.

▪ صحب کردن با گروه برای به تفاهم رسیدن در حالی که می‌توان با نمایند آن گروه به تنهایی صحبت کرد و به تفاهم رسید.

▪ ادامه دادن صحبت‌هایی که به نتیجه خاصی منجر نمی‌شوند.

▪ نداشتن برنامه کاری روزانه.

▪ دخالت در کارهای فنی در حالی که آگاهی فنی لازم را ندارید.

▪ خسته بودن و استرس داشتن.

▪ ناتوانی در "نه" گفتن.

▪ میز و محیط کاری شلوغ داشتن.

شما با کمی دقت به مواردی که در بالا به آنها اشاره شد به سادگی خواهید دید که به چه سادگی می‌توانید نکات بالا را مدیریت کنید. اگر دقت کنید بسیاری از موارد مطرح شده، خود از جمله کلیدهایی برای رفع مشکلات دیگر می‌باشند، بعنوان مثال تلفن برای ایجاد ارتباط سریع راه دور می‌باشد، ورود افراد به اتاق شما یا برگزاری جلسات عموما" برای هماهنگی انجام کارها می‌باشد و ... که به دلیل عدم استفاده صحیح نه تنها کمکی در حل مشکلات ما نخواهند کرد بلکه خود برای ما مشکل جدیدی خواهند آفرید.

برخی دیگر از موارد ذکر شده به ضعف برنامه‌ریزی و توانایی‌های شخصی خودمان برمی‌گردد، مانند عدم توانایی "نه" گفتن، نداشتن برنامه کاری، محیط کاری شلوغ و کثیف، ناتوانی در به نتیجه رساندن بحث‌ها و... که همه و همه به محدودیت توانایی ما برمی‌گردد. راه حل بسیار ساده می‌باشد، از یک طرف باید توانایی‌های خود را بشناسیم و در حد خودمان از توانایی‌هایمان استفاده کنیم و از طرف دیگر باید در رودربایستی را کنار بگذاریم. باید تمرین کنیم که "نه" بگویم، وارد هر کاری نشویم، اگر سرگرم انجام کار مهمی هستیم تلفن‌های غیر ضروری را جواب ندهیم یا افراد متفرقه را به حضور نپذیریم و ....

مشاهده می‌کنید که موضوع آنقدرها هم پیچیده یا دشوار نیست و شما با کمی سعی و اراده خواهید توانست بهترین استفاده را از وقت خود بکنید.